The PARA Method สำเร็จทุกเป้าหมายด้วยการจัดระเบียบชีวิตดิจิตัล

เพื่อน ๆ เคยลืมไอเดียเจ๋ง ๆ ไปเท่าไหร่แล้ว มีงานกี่อย่างที่ไม่ได้ลงมือทำสักที มีคำแนะนำดี ๆ กี่อันที่เพื่อน ๆ ลืมไปแล้ว คนที่อยากพัฒนาตัวเองมักรู้สึกกดดันอยู่ตลอดเวลาว่าต้องเรียนรู้ ต้องพัฒนา เราใช้เวลาไปมากมายกับการอ่าน การฟัง และการเสพข้อมูลข่าวสารไปไม่รู้กี่ชั่วโมงในหนึ่งปี แต่แล้วข้อมูลล้ำค่าเหล่านั้นก็หายไปจากสมอง พอถึงเวลาที่ต้องใช้ก็ดันนึกไม่ออกซะแล้ว

สมองของมนุษย์ไม่ได้เอาไว้สำหรับจดจำครับ แต่มีไว้สำหรับปิ๊งไอเดีย ดังนั้นเพื่อน ๆ ควรมีวิธีจัดเก็บไอเดีย แรงบันดาลใจ และความรู้ทั้งหลายให้อยู่ในรูปแบบดิจิตอล ซึ่งจะทำให้ชีวิตของเพื่อน ๆ ง่ายขึ้น ราวกับมีสมองที่สองที่ช่วยขยายพื้นที่ความจำ และกลายเป็นคลังปัญญาส่วนตัว โดยการใช้เทคโนโลยีสมัยนี้ให้เป็นประโยชน์ครับ

ไอติมอ่าน ep นี้จะมาแนะนำเนื้อหาในหนังสือ The PARA Method สำเร็จทุกเป้าหมายด้วยการจัดระเบียบชีวิตดิจิตัล เขียนโดย Tiago Forte เจ้าของผลงานเล่มก่อนหน้าอย่าง Building a Second Brain ที่ติดอันดับหนังสือขายดีจาก Wall Street Journal ครับ

ในหนังสือ The PARA Method ผู้เขียนมาแนะนำเทคนิคการจัดเก็บข้อมูลบนโลกดิจิตอล เขาลองผิดลองถูกด้วยตัวเองมากว่า 10 ปี จนได้เทคนิคนี้ออกมา ซึ่งเทคนิคนี้เป็นแนวคิดระบบจัดเก็บข้อมูลที่เพื่อน ๆ สามารถนำไปปรับใช้กับทุกแพลตฟอร์มที่เพื่อน ๆ เอาข้อมูลไปเก็บไว้ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เอกสารต่าง ๆ บนคอมพิวเตอร์ ข้อมูลบนคลาวด์อย่าง Microsoft OneDrive, Google Drive หรือ Dropbox บนแอปจดโน้ตดิจิตอลอย่าง Google Keep, Notion, Microsoft OneNote หรือแอป Notes ของ Apple

---

PARA Method เป็นหลักการง่าย ๆ ที่เราจะแบ่งข้อมูลออกเป็น 4 หมวดหมู่ที่ครอบคลุมข้อมูลทุกอย่างในชีวิต ไม่ว่าจะเป็นเรื่องงานหรือเรื่องชีวิตส่วนตัว ซึ่ง 4 หมวดหมู่นั้นก็มาจากตัวอักษร PARA นั่นเองครับ โดยย่อมาจาก

• P – Project คืองานระยะสั้นที่กำลังทำอยู่ มีกำหนดเวลาสิ้นสุด
• A – Area คือภาระหน้าที่ความรับผิดชอบที่ต้องทำระยะยาว
• R – Resource คือข้อมูลที่น่าสนใจ ที่อาจมีประโยชน์ในอนาคต
• A – Archive คือข้อมูลจากทั้ง 3 หมวดหมู่ข้างบนที่ไม่ได้ใช้แล้ว

มาดูตัวอย่างข้อมูลของแต่ละหมวดหมู่กันครับว่ามีหน้าตาเป็นยังไง เราจะได้แยกแยะและจัดหมวดหมู่พวกมันได้อย่างถูกต้อง เริ่มที่ Project ซึ่งเป็นงานที่กำลังทำอยู่ เป็นงานระยะสั้นที่มีกำหนดเวลาสิ้นสุดชัดเจน ทำเสร็จแล้วเพื่อน ๆ สามารถเขียนว่าสำเร็จลงไปได้ เช่น

– ออกแบบหน้าเว็บไซต์ใหม่
– เขียนรายงานการประชุม
– ปรับปรุงห้องน้ำใหม่
– ประกอบโซฟาตัวใหม่ในห้องนั่งเล่น

เพื่อน ๆ จะเห็นว่าสิ่งที่ถูกจัดมาอยู่ในหมวด Project เป็นงานที่ทำเสร็จแล้วก็เสร็จเลย

---

ต่อไปเป็นหมวด Area ซึ่งเป็นหน้าที่ความรับผิดชอบที่ต้องเอาใจใส่อย่างต่อเนื่อง บางเรื่องอาจเป็นสิ่งที่ต้องทำไปตลอดชีวิต เช่น ตำแหน่งหน้าที่และความรับผิดชอบในที่ทำงาน สมมุติว่าเพื่อน ๆ เป็นหัวหน้าฝ่ายการตลาดที่บริษัทแห่งหนึ่ง หน้าที่ของเพื่อน ๆ คือการดูแลลูกน้องในทีม ถ้าใครติดปัญหาก็ต้องช่วยแก้ไข แม้จะมีลูกน้องลาออกและมีคนใหม่เข้ามา ตราบใดที่เพื่อน ๆ ยังไม่ลาออกก็ต้องทำหน้าที่เดิมซ้ำไปเรื่อย ๆ จนกว่าจะเกษียณ

หรือด้านชีวิตส่วนตัวก็เป็นเรื่องลูกที่ต้องดูแล ต้องส่งเสียไปจนกว่าลูกจะโตพอที่จะหาเงินเลี้ยงดูตัวเองได้ หรือเรื่องการบริหารเงิน ที่เพื่อน ๆ ต้องจัดสรรปันส่วนเงินที่หามาได้ให้พอใช้สำหรับค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ซึ่งต้องทำทุกเดือน งานในหมวด Area จึงไม่สามารถเขียนคำว่าทำสำเร็จลงไปได้

---

ต่อมาคือหมวด Resource ซึ่งเอาไว้เก็บรวมรวบตัวอย่างไอเดีย หรือบรรดา reference ทั้งหลาย ไม่ว่าจะเป็นตัวอย่าง artwork graphic ที่เพื่อน ๆ ชอบ ลิงก์เว็บงานวิจัย ทุกอย่างที่เพื่อน ๆ อยากเก็บไว้เป็นแรงบันดาลใจในการทำงานจะถูกเก็บไว้ในหมวดนี้ครับ

และสุดท้ายคือหมวด Archive ซึ่งเอาไว้เก็บข้อมูลจาก 3 หมวดก่อนหน้าที่ไม่จำเป็นต้องใช้งานแล้ว

---

หลักการ PARA Method มีเพียงเท่านี้เลยครับ ผู้เขียนบอกว่าชีวิตเรามีโฟลเดอร์ที่จำเป็นเพียง 4 อย่างนี้ก็พอ โดยแต่ละโฟลเดอร์จะมีโฟลเดอร์ย่อยของมันอีกที ผู้เขียนได้เสริมอีกนิดว่าถ้าตั้งค่าให้คอมพิวเตอร์แสดงผลแบบเรียงตามตัวอักษร หน้าตาของโฟลเดอร์ทั้ง 4 จะเรียงกันแบบนี้

Archive > Area > Project > Resource

ดังนั้นเพื่อให้ทั้ง 4 โฟลเดอร์เรียงตามที่เราต้องการ ให้ทำการเพิ่มตัวเลขไปที่ข้างหน้าชื่อแต่ละโฟลเดอร์ครับ จะได้เป็น

1 Project > 2 Area > 3 Resource > 4 Archive

---

หลัก ๆ ที่เราต้องใช้บ่อยคือสิ่งที่อยู่ในโฟลเดอร์ Project ที่เป็นงานระยะสั้น และ Area ที่เป็นงานระยะยาว ผู้เขียนบอกว่ามีหลายคนนำ PARA Method ไปใช้แต่ไม่ได้ผล เพราะแยกแยะงานทั้งสองแบบนี้ไม่ออก มาดูกันครับว่างานทั้งสองแบบมีวิธีแยกแยะยังไง

Project คือเป้าหมายที่สามารถทำให้สำเร็จได้ มีกำหนดเวลาที่ต้องทำให้เสร็จ เช่น โปรเจ็กพาพนักงานไปเที่ยวพักผ่อนประจำปี การออกแบบเว็บไซต์ใหม่ การจัดงานเลี้ยงวันเกิดให้ลูก สิ่งสำคัญคือโปรเจ็กต้องเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้จริง และเมื่อทำเสร็จแล้วสามารถเขียนคำว่าสำเร็จลงไปได้

การกำหนดเวลาจะทำให้เป้าหมายสำเร็จได้ การมีเวลาสิ้นสุดช่วยให้เราถามตัวเองได้ว่า “จะทำงานในเวลาที่เหลืออยู่ได้มากน้อยเท่าไหร่” ซึ่งจะเป็นเส้นตายที่ทำให้เราเข้มงวดกับตัวเองมากขึ้น

ส่วน Area คือหน้าที่ความรับผิดชอบ เป็นมาตรฐานที่ต้องรักษาไว้ เพราะบางมุมในชีวิตการทำงานและเรื่องส่วนตัวก็ไม่สามารถกำหนดเวลาสิ้นสุดให้มันได้ หน้าที่จะรวมถึงงานทุกอย่างที่เพื่อน ๆ ทำ ไม่ว่าจะเป็นการบริหาร การบริการลูกค้า หรือการวิเคราะห์ทางการเงิน และอาจเป็นงานที่ไม่เป็นทางการที่ต้องทำไปเรื่อย ๆ เช่น คิดกลยุทธ์ ฝึกฝนลูกน้อง และให้คำปรึกษา นอกจากนี้ยังมีหน้าที่ความรับผิดชอบในเรื่องส่วนตัว เช่น สุขภาพ การเงิน การพัฒนาตัวเอง และความสัมพันธ์ ซึ่งเป็นสิ่งที่ต้องทำไปตลอดชีวิต

ดังนั้นจึงสรุปได้ว่าหน้าที่จะไม่มีผลลัพธ์แน่นอนที่สามารถทำให้สำเร็จ และไม่มีจุดสิ้นสุดที่ต้องไปให้ถึง นอกจากนี้หน้าที่มีมาตรฐานที่ต้องรักษาไว้ เช่น ถ้าเพื่อน ๆ เป็นหัวหน้าทีมพัฒนาผลิตภัณฑ์ เพื่อน ๆ ต้องรักษาความเร็วในการผลิต ความเร็วในการแก้ปัญหา และการออกสินค้าใหม่เป็นประจำ เป็นต้น

ในเรื่องเงินมาตรฐานอาจเป็นการจ่ายบิลต่าง ๆ ให้ตรงเวลา เพื่อหลีกเลี่ยงค่าปรับ ในการเลี้ยงลูก มาตรฐานอาจเป็นการใช้เวลากินอาหารเย็นกับลูก ๆ และพาไปเที่ยวเล่นในวันหยุดอย่างสม่ำเสมอ

หน้าที่จึงเป็นกระบวนการที่ต้องทำตลอดเวลา ซึ่งต้องใช้ทั้งความคิด และความเข้าใจในตัวเอง เพื่อให้รู้ว่าตัวเองอยากได้อะไรและยังขาดอะไรไปบ้าง หน้าที่จึงเหมือนกับกิจวัตรประจำวัน

---

แม้บางครั้งโปรเจกต์กับหน้าที่อาจเกี่ยวข้องกัน แต่เราต้องแยกให้ออก เพราะไม่อย่างนั้นเราอาจเจออุปสรรคหลายอย่าง เช่น ถ้าเพื่อน ๆ มีโปรเจกต์เขียนหนังสือ แต่ทำเหมือนกับมันเป็นหน้าที่ต่อไปเรื่อย ๆ วันละนิดวันละหน่อย โดยไม่กำหนดเป้าหมายและผลลัพธ์ เพื่อน ๆ ก็จะรู้สึกว่าสิ่งที่ทำนี้ไร้จุดหมายปลายทาง

หรือถ้าเพื่อน ๆ มีหน้าที่รักษาน้ำหนักตัว แต่พอร่างกายหนักถึงเป้าหมายที่ต้องการแล้ว เพื่อน ๆ ก็เลิกคุมอาหาร เลิกออกกำลังกาย เพราะรู้สึกว่าตัวเองทำเป้าหมายสำเร็จแล้ว แบบนั้นน้ำหนักอาจจะกลับมาเพิ่มได้ เพราะไม่ได้ทำให้การคุมน้ำหนักเป็นกิจวัตรระยะยาว

---

PARA Method มีความยืดหยุ่น สามารถนำไปใช้ได้ทุกแพลตฟอร์มที่เพื่อน ๆ เก็บข้อมูล ไม่ว่าจะเป็น

– แอปจดรายการสิ่งที่ต้องทำ
– ไฟล์หรือโฟลเดอร์บนคอมพิมเตอร์
– ไดรฟ์เก็บข้อมูลบนคลาวด์
– แอปจดบันทึกดิจิตอล

เพราะในการทำงานและการใช้ชีวิต เราต้องใช้หลายแพลตฟอร์มร่วมกัน ข้อมูลแต่ละประเภทต้องเก็บไว้ในแพลตฟอร์มที่เหมาะสมกับมัน ตอนนี้ยังไม่มีแอปไหนแอปเดียวที่ครอบจักรวาล แต่ถึงอย่างนั้นเราก็ใช้หลาย ๆ แพลตฟอร์มได้ และนำการจัดระเบียบข้อมูลแบบ PARA ไปใช้

อาจมีบางคนสงสัยว่าต้องสร้างโฟลเดอร์ให้ครบทั้ง 4 โฟลเดอร์ สำหรับทุกแพลตฟอร์มหรือไม่ ผู้เขียนบอกว่าไม่จำเป็นครับ ให้เราสร้างแค่โฟลเดอร์ที่มีข้อมูลจะใส่เท่านั้น ไม่อย่างนั้นจะเป็นการสร้างโฟลเดอร์เปล่าที่รกรุงรัง เช่น ในแอป Pinterest เพื่อน ๆ ก็สร้างให้มันเป็นโฟลเดอร์ Resource สำหรับเก็บรูปภาพที่จะใช้เป็นไอเดียในการทำงานก็พอ

เนื้อหาหลัก ๆ ของหนังสือเล่มนี้มีอยู่ประมาณนี้ครับ ใครสนใจอยากอ่านวิธีจัดระเบียบแบบละเอียด สามารถหามาอ่านกันได้ครับกับหนังสือ The PARA Method ตีพิมพ์เป็นภาษาไทยโดยสำนักพิมพ์บิงโก ราคา 280 บาทครับ