เคล็ดลับบริหารเวลาสไตล์ “บิล เกตส์” มหาเศรษฐีคนสำคัญของโลกจัดการเวลายังไง

หลายคนรู้จัก บิล เกตส์ ในฐานะของการเป็นเศรษฐีใจบุญ ผู้ก่อตั้งบริษัท Microsoft และเป็นผู้คิดค้นคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล เขาคือตัวอย่างของคนที่ประสบความสำเร็จ เป็นบุคคลหนึ่งที่ใครหลายคนอยากเอาเป็นแบบอย่าง ทว่าการที่ บิล เกตส์ ประสบความสำเร็จอย่างทุกวันนี้ ไม่ได้มาจากเพียงแค่ความอัจฉริยะหรือโชคชะตาเท่านั้น แต่เขาเข้มงวดกับการใช้เวลาและไม่ชอบเสียเวลาไปกับเรื่องที่ไม่ช่วยให้เขาเข้าใกล้เป้าหมาย

ในไอติมอ่าน ep นี้จะมาพูดถึงเคล็ดลับ 10 ข้อที่ บิล เกตส์ ใช้ในการบริหารเวลา โดยเนื้อหาที่ผมหยิบมาเล่า แปลมาจากบทความออนไลน์ซึ่งเขียนโดย Rebeca Gurgel มาเริ่มที่ข้อแรกกันเลยครับ

---

1. ให้ความสำคัญกับเวลา

คุณไม่มีวันได้ยิน บิล เกตส์ พูดว่า “เอาไว้ค่อยทำทีหลัง” ครั้งหนึ่ง บิล เกตส์ เคยไปให้สัมภาษณ์พร้อมกับ วอร์เรน บัฟเฟต หลังจากสัมภาษณ์เสร็จ เขาก็ขับรถตรงดิ่งกลับบ้านในทันที เพราะ บิล เกตต์ มีความคิดว่าเวลาเป็นสิ่งเดียวที่หาซื้อเพิ่มเติมไม่ได้ แม้เขาเป็นถึงมหาเศรษฐี เขาสามารถซื้อได้ทุกอย่าง แต่ยกเว้นการซื้อเวลา เมื่อคิดอย่างนี้เขาจึงวางแผนการใช้เวลาในแต่ละวันอย่างละเอียดรอบคอบ ใช้แต่ละช่วงเวลาให้คุ้มค่ามากที่สุด

แล้วตัวคุณล่ะ? คุณเลือกจะทำอะไร ๆ ตามแต่สิ่งที่แว๊บเข้ามาในหัวหรือเปล่า หรือคุณมีการจัดตารางชีวิตว่าวันหนึ่งคุณจะทำอะไรให้เสร็จบ้าง คุณปล่อยสิ่งต่าง ๆ เอาไว้ก่อน แล้วค่อยทำทีหลัง หรือคุณใส่ใจเวลาที่คุณมีอยู่น้อยนิดบนโลกใบนี้?

บิล เกตส์ เป็นคนที่ประสบความสำเร็จอย่างสูงคนหนึ่งที่ใช้เวลาแต่ละวันของเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพ มาเอาอย่างเขากันครับ มาฝึกฝนตัวเองให้รู้จักการให้ความสำคัญกับเวลาที่วันหนึ่งก็จะหมดไป มาใช้เวลาที่คุณมีอยู่ในตอนนี้ให้มีประโยชน์มากขึ้นกัน

---

2. ใช้เวลาอย่างเต็มที่ชั่วโมงแล้วชั่วโมงเล่า

ผู้ก่อตั้งบริษัทไมโครซอฟต์ผู้มีชื่อเสียงคนนี้ถูกยกเป็นตัวอย่างในหนังสือ Outliers ซึ่งเขียนโดย มัลคอม กลัดเวลล์ ในหัวข้อบุคคลผู้ประสบความสำเร็จจะทำงานหนักถึง 10,000 ชั่วโมง ก่อนที่จะประสบความสำเร็จอย่างทุกวันนี้ ตามที่หนังสือเขียนไว้ บิล เกตส์ ใช้เวลานับไม่ถ้วนในการเขียนโปรแกรม และทำงานเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ ก่อนที่เขาจะประสบความสำเร็จ และ บิล เกตส์ พูดติดตลกว่าก่อนจะมาแต่งงานกับภรรยา เขาเคยแต่งงานกับคอมพิวเตอร์มาก่อนในช่วงเริ่มต้นอาชีพของเขา

คุณใช้เวลาที่ตัวเองมีอยู่ไปยังไงบ้าง? คุณใช้ไปกับการทำงานอย่างจริงจังเต็มที่ชั่วโมงแล้วชั่วโมงเล่าหรือเปล่า? หรือเวลาในแต่ละวันของคุณจมไปกับเรื่องไม่สำคัญที่คอยรบกวนอย่างการเล่นโซเชียลมีเดีย คุณสามารถตอบได้ไหมว่าคุณใช้เวลาไปกี่ชั่วโมงในการทำงานจริง ๆ ที่จะพาคุณไปสู่ความสำเร็จ ในหนังสือเล่มนี้ของกลัดเวลล์ บิล เกตส์ได้พูดว่า “นอกจากคุณจะอาศัยโชคดีด้วยประมาณหนึ่ง อีกอย่างที่สำคัญคือคุณต้องพยายามอย่างเต็มที่ด้วย” คุณได้พยายามใช้เวลาที่คุณมีอย่างเต็มที่แล้วหรือยัง เพื่อพาตัวเองไปพิชิตเป้าหมายที่ได้วางเอาไว้

---

3. จัดการเวลาอย่างมีโครงสร้าง

ในบทความจากหนังสือพิมพ์ The Telegraph ได้เขียนเอาไว้ว่า บิล เกตส์ จัดการย่อยรายการที่เขาต้องทำออกเป็นรายการย่อยเล็ก ๆ อีกทีหนึ่ง ขั้นตอนนี้อาจจะใช้เวลาทำเพียง 5 นาที แต่ช่วยประหยัดเวลาทั้งวันไปได้เยอะ สำหรับคนที่วันหนึ่งต้องพบปะกับบุคคลสำคัญมากมาย เรื่องนี้สอนให้เรารู้ว่าการจัดการเวลาต้องทำอย่างมีโครงสร้าง

หนึ่งในวิธีการจัดการเวลาที่เจ๋งอย่างหนึ่งเรียกว่า Timeboxing ที่มีแนวคิดว่าคุณต้องกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจนสำหรับแต่ละงานว่าจะใช้เวลาเท่าไหร่ในการสะสางให้เสร็จ เช่น จะใช้เวลา 20 นาที สำหรับการตอบกลับอีเมล 5 ฉบับ หรือจะใช้เวลา 1 ชม. สำหรับเขียนบทความให้เสร็จหนึ่งบท การนำ timeboxing มาใช้ ช่วยกันคุณออกจากสิ่งรบกวนที่อาจทำให้คุณเสียเวลาไปกับการทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งนานเกินไป และยังช่วยเพิ่ม productive แก่คุณขึ้นอีกหลายระดับ ถ้าเทคนิคนี้ได้ผลสำหรับ บิล เกตส์ แน่นอนว่าก็ต้องใช้ได้ผลสำหรับคุณด้วยเช่นกัน

---

4. อย่าเสียเวลาไปกับการเพิ่มเวลา

ลองฟังเรื่องนี้ดูครับว่าคุณคุ้น ๆ บ้างหรือเปล่า: มีใครคนหนึ่งที่ยุ่งหัววุ่นทั้งวัน แต่ก็ยังแอบแว๊บไปเล่นโซเชียลมีเดียได้ พอถึงตอน 5 โมงเย็นใครคนนั้นพบว่างานของตัวเองไม่เข้าใกล้กับคำว่าเสร็จเลย ใครคนนั้นจึงต้องทำงานล่วงเวลา หรือหอบเอางานกลับไปทำที่บ้าน เพื่อทดแทนเวลาที่เสียไประหว่างวัน เรื่องนี้ฟังดูคล้ายคุณหรือเปล่า?

คุณอาจประหลาดใจเมื่อได้ยินว่า บิล เกตส์ นั่งกินข้าวเย็นพร้อมหน้าพร้อมตากับครอบครัวของเขา และบางครั้งเขายังลงมือทำอาหารเองอีกด้วยหากได้อยู่ที่บ้าน เขาสามารถใช้เวลาไปกับคนในครอบครัวได้ เพราะเขาไม่ได้เสียเวลาแว๊บไปทำสิ่งที่ไม่เกิดประโยชน์ระหว่างชั่วโมงการทำงานในแต่ละวัน สิ่งรบกวนระหว่างวันอะไรบ้างที่คุณสามารถละทิ้งมันได้ เพื่อที่คุณจะได้มีเวลาอยู่สบาย ๆ ที่บ้าน ได้ใช้เวลากับครอบครัวอย่างเต็มที่

เทคนิคในการสร้าง work-life balance คือการใช้แต่ละช่วงเวลาให้เหมาะสม หากอยู่ที่ออฟฟิศ คุณต้องตั้งใจทำงาน หากอยู่ที่บ้าน คุณต้องพักผ่อนและทำตัวให้สบาย เวลาที่คุณสูญเสียไปกับสิ่งรบกวนระหว่างวัน เท่ากับว่าคุณสูญเสียเวลาที่คุณจะได้ใช้กับครอบครัวในตอนค่ำไปด้วย

---

5. นอนให้พอ

มีหลายบทความเคยนำเสนอว่าบรรดาบุคคลผู้ประสบความสำเร็จในชีวิตใช้เวลานอนหลับแต่ละคืนยาวนานแค่ไหน ส่วนใหญ่พวกเขาเหล่านี้จะนอนกันคืนละประมาณ 6-8 ชม. บิล เกตส์ ก็เป็นหนึ่งในนั้น เขาออกตัวว่าตัวเองเป็นคนที่หัวแล่นตอนกลางคืน จึงสามารถอยู่จนถึงดึกดื่นได้ ปกติแล้ว บิล เกตส์ จะเข้านอนตอนเที่ยงคืน และตื่นนอนตอน 7 โมงเช้า ดังนั้นเขาจึงได้นอนคืนละ 7 ชม.

อย่าละเลยเรื่องการนอนหลับ คุณจะ productive หรือไม่ขึ้นอยู่กับการนอนในแต่ละคืนของคุณ

---

6. ใช้ประโยชน์จากเวลาช่วงสั้น ๆ ระหว่างวัน

ไม่ว่าจะไปที่ไหน บิล เกตส์ มักพกหนังสือติดมือไปด้วย ช่วงเวลาสั้น ๆ ระหว่างวันเขาจะหยิบหนังสือขึ้นมาอ่าน พวกเราทุกคนล้วนมีเวลาว่างช่วงสั้น ๆ ระหว่างวันแบบนี้ ไม่ว่าจะเป็นระหว่างการนัดพบ ระหว่างนั่งรอนัดหมอ ระหว่างต่อคิวรออะไรสักอย่าง เราควรใช้ประโยชน์จากช่วงเวลาเหล่านี้ อาจจะเป็นการอ่านหนังสือสักบท โพสต์รูปโปรโมทกิจการของคุณบนอินสตราแกรม หรือดูคลิปแมวบนเฟซบุค

อย่าเข้าใจผิดว่าการดูคลิปแมวจะฉุด productivity ของคุณให้ต่ำลง การพักสมองไปดูอะไรน่ารัก ๆ หรือไม่มีสาระมากนัก ช่วยลดความเครียดได้ แต่ระวังการแว๊บไปเล่น Facebook หรือ Tik Tok จากที่ตั้งใจว่าจะแว๊บไปเล่นแค่ 1 นาที อาจลากยาวไปเป็น 10-20 นาทีได้ แบบนั้นจะเป็นการใช้เวลาไปโดยเปล่าประโยชน์

---

7. คิดเผื่อระยะยาว และลงทุนกับเวลา

บิล เกตส์ เคยพูดเอาไว้ว่า “เรามักคิดไม่ถึงว่าอนาคตอีก 2 ปีจะเปลี่ยนไปได้สักแค่ไหน และเรามักคิดไม่ถึงว่าอนาคตอีก 10 ปีจะเปลี่ยนไปมากสักแค่ไหน”

คุณเคยคิดดองงานเอาไว้ก่อนแล้วค่อยกลับมาจัดการทีหลังไหม พอถึงช่วงสุดท้ายของสัปดาห์กลับรู้สึกว่างานมันเยอะมาก จึงยอมแพ้แล้วไม่ยอมลงมือทำอะไรเลย หากคิดย้อนกลับไป ที่ผ่านมาถ้าลงมือทำอย่างค่อยเป็นค่อยไป คุณน่าจะทำเสร็จไปหลายงาน เชื่อว่าหลายคนคงเคยรู้สึกแบบนี้

ลองเรียนรู้จากประโยคข้างต้นของ บิล เกตส์ ค่อย ๆ ลงมือทำเพื่อไปสู่เป้าหมาย จงอย่าหยุด 10 ปีนับจากนี้คุณสามารถทำอะไรหลายอย่างให้สำเร็จได้ อย่าพยายามทำอะไรแล้วหวังว่าจะสำเร็จในไม่กี่เดือนหรือไม่กี่ปี จงค่อย ๆ ลงมือทำต่อไป การบริหารเวลาคือการคิดเผื่อระยะยาว จงลงทุนกับเวลาของคุณ

---

8. จัดลำดับความสำคัญ

บิล เกตส์ เคยบอกเอาไว้ว่าอีเมลที่ส่งมาถึงเขาจะถูกคัดกรองโดยทีมงาน ซึ่งจะเหลืออีเมลไปถึงเขาจริง ๆ ประมาณวันละ 100 ฉบับ โดยเขาจะเลือกตอบกลับเฉพาะอีเมลที่สำคัญจริง ๆ เท่านั้น สำหรับเรื่องการอ่านและตอบอีเมลก็ขึ้นอยู่กับคุณว่าจะจัดการยังไง คุณอยากให้คนอื่นมาทำให้เวลาคุณเสียไปไหม การอ่านและตอบกลับอีเมลเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลา ซึ่งมันทำให้คุณใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพน้อยลง

คุณจะละเลยไม่ตอบกลับอีเมลที่ส่งมาถึงเลยก็ไม่ได้ คุณเป็นคนเดียวที่สามารถตัดสินใจให้ตัวเองได้ว่าจะตอบกลับอีเมลฉบับไหน คุณต้องทำการจัดลำดับความสำคัญ อำนาจในการใช้เวลาให้เกิดประโยชน์เป็นของตัวคุณเอง ข้ออ้างที่ว่า “ฉันจัดลำดับความสำคัญไม่ได้ เพราะมีหลายเรื่องเข้ามาพร้อมกันมากเกินไป” คำพูดนี้ไม่มีวันหลุดออกมาจากปากของบรรดาคนที่ประสบความสำเร็จที่รู้ถึงความสำคัญของการจัดลำดับความสำคัญ

คุณเลือกที่จะไม่ใส่ใจอีเมลที่เนื้อหาไม่มีสาระได้ คุณปล่อยเรื่องที่ไม่สำคัญไว้ก่อนแล้วค่อยมาจัดการทีหลังได้ ย้ำอีกครั้งว่าคุณเลือกที่จะไม่ใส่ใจได้ อย่าให้ความสำคัญกับทุกสิ่งทุกอย่างที่เข้ามาหาคุณ อย่าตอบตกลงกับทุก ๆ คน จัดตารางเวลาของคุณและจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำ

---

9. เลือกทำทีละงาน

เทคนิคข้อนี้เป็นเทคนิคที่น่าสนใจมากที่สุด บิล เกตส์ จะกันเวลาจำนวน 2 สัปดาห์ในทุก ๆ ไตรมาสสำหรับทำงานเกี่ยวกับการออกแบบผลิตภัณฑ์ และเขายังแบ่งเวลาให้ทั้งสำหรับงานการกุศลและงานที่บริษัท Microsoft โดยงานทั้งสองอย่างนี้มีรายละเอียดแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง แต่ บิล เกตส์ ก็สามารถจัดการกับงานทั้งสองอย่างได้ โดยอาศัยการเลือกทำทีละอย่าง

หากคุณเป็นคนหนึ่งที่ต้องจัดการกับงานที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง เช่นต้องทำทั้งงานประจำและต้องดูแลครอบครัวไปด้วย คุณแบ่งเวลาไว้อย่างดีว่าภายในครึ่ง ชม. นี้จะโทรนัดหมอ และคุยกับครูประจำชั้นของลูก เสร็จแล้วใช้เวลา 2 ชม. โฟกัสกับงาน ๆ หนึ่ง พอครบ 2 ชม. ก็เปลี่ยนไปจัดการงานอื่นต่อ การพยายามจัดการกับงานหนึ่งแล้วหันไปทำอีกงาน แบบนี้จะทำให้คุณเหนื่อยเป็นอย่างมาก และความ productive จะถดถอย ดังนั้นคุณควรตัดสินใจเลยว่าจะทุ่มเทให้กับงานอะไรเพียงอย่างเดียวก่อน แล้วใช้เวลาทุ่มเทกับมันให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้

---

10. ใช้งานซอฟต์แวร์

การใช้ซอฟต์แวร์หรือแอพบนโทรศัพท์มือถือที่สามารถซิงก์ได้กับทุกอุปกรณ์ สามารถช่วยให้การบริหารเวลาของคุณมีประสิทธิภาพขึ้นอย่างมาก

บิล เกตส์ ใช้ Outlook Calendar และ SharePoint ในการจัดระเบียบไอเดีย, บทความ และโปรเจคภายในบริษัทของเขา เขาสามารถเข้าไปอ่านไอเดียของพนักงานได้สะดวกจากมือถือ และสามารถใช้คอมพิวเตอร์ในการค้นหาข้อมูลที่อยู่ในอีเมลหรือเอกสาร ผู้เขียนบอกว่าส่วนตัวเธอใช้ Evernote เพื่อจดไอเดียที่นึกออกได้ทันทีเพียงปลายนิ้ว ส่วนผมขอเสริมซอฟต์แวร์ที่ผมใช้งานอยู่ ปกติผมจดไอเดียต่าง ๆ ลง Google Keep ใช้งานสะดวกมากทั้งจากแอพในมือถือหรือเปิดบนหน้าเว็บในแล็ปท็อป

หากคุณไม่เคยใช้ซอฟต์แวร์ที่ช่วยบริหารเวลามาก่อน ลองใช้งานดูสักแอพครับ รับรองได้เลยว่าซอฟต์แวร์เหล่านี้จะช่วยให้ชีวิตคุณง่ายขึ้นมาก

ทั้งหมดนี้คือ 10 เทคนิคการบริหารเวลาสไตล์ บิล เกตส์ เราได้เรียนรู้จากเขาเรื่องความสม่ำเสมอและการจัดการเวลา การที่ บิล เกตส์ กลายเป็นมหาเศรษฐีและบุคคลผู้ประสบความสำเร็จระดับโลกได้ เป็นเพราะเขาคู่ควร เขาใช้เวลาได้อย่างมีประโยชน์ ทำงานอย่างมีเป้าหมาย ลองนำเทคนิคเหล่านี้ของเขาไปใช้ดู ไม่แน่ว่าวันหนึ่งคุณอาจเข้าใกล้ความสำเร็จแล้วก็เป็นได้