Pomodoro Technique เทคนิคเคลียร์งาน 25 นาทีจบ ช่วยให้ชีวิตดีขึ้นตลอดกาล

เชื่อว่าเพื่อน ๆ หลายคนน่าจะเคยวุ่นวายใจเมื่อเห็นเวลาเดินเข้าใกล้เดดไลน์ไปเรื่อย ๆ แต่งานที่ทำอยู่ไม่คืบหน้าไปไหนเลย ไม่สามารถตั้งสมาธิให้จดจ่อกับงานได้ เอาแต่ผัดวันประกันพรุ่งวันแล้ววันเล่า แต่เทคนิคโพโมโดโรเกิดมาเพื่อแก้ปัญหานี้ครับ การนำเทคนิคนี้มาใช้จะเป็นเหมือนเพื่อน ๆ ได้ติดอาวุธที่ช่วยให้บรรลุเป้าหมายที่อยากทำให้เสร็จได้

ไอติมอ่าน ep นี้มาแนะนำเนื้อหาจากหนังสือ The Pomodoro Technique เทคนิคเคลียร์งาน 25 นาทีจบ ที่ช่วยให้ชีวิตดีขึ้นตลอดกาล เขียนโดยฟรานเเซสโก ชิริลโล ซึ่งเขาเป็นคนคิดค้นเทคนิคโพโมโดโรขึ้นมาตอนสมัยเป็นนักศึกษามหาวิทยาลัยช่วงปี 1980 คุณฟรานแซสโกเป็นชาวอิตาลี และคำว่า Pomodoro แปลว่ามะเขือเทศในภาษาอิตาลีครับ

อธิบายคอนเซปต์ของเทคนิคโพโมโดโรให้เพื่อน ๆ เห็นภาพก่อนนะครับ เทคนิคนี้ใช้การจับเวลา 2 ช่วงครับ ช่วงแรกจับเวลา 25 นาที ช่วงนี้ใช้สำหรับลงมือทำงาน และอีกช่วงจับเวลา 5 นาที ช่วงนี้ใช้สำหรับพักอยู่เฉย ๆ รวมทั้งหมดจะกินเวลา 30 นาที เรียกว่า 1 โพโมโดโรครับ และเมื่อครบทุก ๆ 4 โพโมโดโร ให้หยุดพักประมาณ 15-30 นาทีครับ

เทคนิคนี้ต้องใช้อุปกรณ์สักเล็กน้อยครับ อย่างแรกคือนาฬิกาจับเวลา ของต้นฉบับของคุณฟรานแซสโกจะเป็นนาฬิกาทรงมะเขือเทศครับ แต่เราไม่จำเป็นต้องหาซื้อนาฬิกาแบบนี้ก็ได้ครับ เดี๋ยวนี้มีแอปจับเวลาสำหรับทำโพโมโดโรให้โหลดมาใช้บนมือถือครับ หรือจะเปิดคลิปโพโมโดโรบนยูทูปก็ได้ คลิปพวกนี้มีดนตรีชิลล์ ๆ ให้เราฟังเพื่อสร้างสมาธิระหว่างทำโพโมโดโรด้วยครับ

อุปกรณ์สำคัญอีกอย่างคือชีตสำหรับจดบันทึกอีก 3 ใบ ใบแรกคือชีตสิ่งที่ต้องทำในวันนี้ (To Do Today Sheet) เอาไว้เขียนตอนเริ่มวันว่าวันนี้มีอะไรต้องทำบ้าง ชีตนี้เป็นชีตหลักที่เราจะใช้ตลอดระหว่างทำโพโมโดโรครับ ชีตใบที่ 2 คือ ชีตคลังรายการกิจกรรม (Activity Inventory Sheet) เอาไว้จดชื่อกิจกรรมที่ได้รับระหว่างวัน และชีตใบสุดท้ายคือ ชีตบันทึกข้อมูล (Record Sheet) ซึ่งจะทำเมื่อหมดวัน โดยจะบันทึกจำนวนโพโมโดโรที่ใช้ไปครับ เพื่อเอามาพิจารณาประสิทธิภาพของการทำงานของตัวเรา

เริ่มต้นทำโพโมโดโร

สำหรับการเริ่มต้นทำโพโมโดโร ขั้นแรกให้หยิบชีตสิ่งที่ต้องทำในวันนี้ขึ้นมาดูครับ เพื่อน ๆ สามารถเลือกได้เลยว่าอยากทำงานไหนก่อน เมื่อเลือกงานที่จะทำได้แล้วให้ตั้งนาฬิกาโพโมโดโรไว้ 25 นาทีครับ โดยตลอดเวลา 25 นาทีนี้เราต้องมองเห็นนาฬิกานับเวลาถอยหลังได้ตลอด จากนั้นให้เพื่อน ๆ ตั้งหน้าตั้งตาทำงานที่เลือกแล้ว เมื่อนาฬิกาดังเพราะหมดเวลา 25 นาทีแล้ว ให้เพื่อน ๆ วางมือจากงานที่กำลังทำทันที ถึงแม้จะคิดว่า “ถ้าทำต่ออีกไม่กี่นาทีงานก็จะเสร็จแล้ว” ก็ห้ามทำงานต่อครับ จากนั้นให้กาเครื่องหมายกากบาท (X) ลงไปบนช่องด้านหลังงานที่เพิ่งทำไปที่อยู่ในชีตสิ่งที่ต้องทำในวันนี้ครับ

ต่อมาให้เพื่อน ๆ ตั้งนาฬิกาจับเวลาไว้ 5 นาที สำหรับเวลาพักครับ ช่วงเวลานี้ให้ตัดขาดจากงานที่เพิ่งทำไป เพื่อน ๆ จะใช้เวลานี้ลุกขึ้นไปเดินเล่น ไปยืดเส้นยืดสาย ไปดื่มน้ำ ไปเข้าห้องน้ำ หรือแวะไปตบมุกตลกกับเพื่อนในที่ทำงานก็ได้ แต่อย่าคุยเรื่องงาน อย่าตอบอีเมล หรืออย่าโทรศัพท์คุยงาน เพราะหากทำแบบนี้จะทำให้การทำโพโมโดโรครั้งต่อไปไม่มีประสิทธิภาพครับ

เมื่อพักครบ 5 นาทีแล้วก็ถึงเวลาสำหรับการทำโพโมโดโรครั้งต่อไป ให้เพื่อน ๆ ทำเหมือนเดิมเลยครับคือจับเวลา 25 นาที แล้วเลือกงานที่เหลืออยู่จากชีตสิ่งที่ต้องทำในวันนี้มาทำ หรือหากงานในโพโมโดโรครั้งที่แล้วยังไม่เสร็จ ให้เพื่อน ๆ ทำงานนั้นต่อในโพโมโดโรนี้ ทำแบบนี้โพโมโดโรแล้วโพโมโดโรเล่า จนงานนั้นเสร็จแล้วค่อยขีดฆ่างานนั้นบนชีตสิ่งที่ต้องทำในวันนี้ครับ

กฏของโพโมโดโรคือต้องเป็นจำนวนเต็มเช่น 1, 2 หรือ 3 โพโมโดโรเท่านั้น ไม่มีครึ่งโพโมโดโรนะครับ หากเพื่อน ๆ ทำงานเสร็จก่อนที่เวลาจะหมด ให้ใช้เวลาที่เหลือไปกับการทบทวนเพื่อให้งานไม่มีข้อผิดพลาด หรือหากเพื่อน ๆ ทำงานเสร็จโดยที่เวลาเพิ่งผ่านไปแค่ 5 นาที และเห็นว่าการทบทวนไม่คุ้มค่ากับเวลา กรณีนี้มีข้อยกเว้นคือไม่ต้องนับโพโมโดโรนั้นครับ ให้หางานชิ้นอื่นและเริ่มโพโมโดโรใหม่ได้เลย

อย่าลืมนะครับ เมื่อครบทุก ๆ 4 โพโมโดโร ให้หยุดพักประมาณ 15-30 นาทีครับ

การจัดการกับสิ่งรบกวน

แม้หนึ่งโพโมโดโรจะมีเวลาแค่ 25 นาที แต่ก็ไม่ใช่เรื่องง่ายที่ทุกคนจะทำงานไปได้ตลอดรอดฝั่ง โดยไม่มีสิ่งรบกวน ผู้เขียนได้แบ่งสิ่งรบกวนออกเป็น 2 ประเภท คือ สิ่งรบกวนภายใน และสิ่งรบกวนภายนอก สำหรับสิ่งรบกวนภายในก็อย่างเช่น ความรู้สึกอยากลุกไปหาอะไรกิน อยากคุยโทรศัพท์ อยากเล่นโซเชียลมีเดีย สิ่งรบกวนภายในมักเกิดขึ้นตอนที่เรามีสมาธิต่ำ เมื่อมันเกิดขึ้นให้เพื่อน ๆ เขียนเครื่องหมายอะพอสทรอฟี (‘) ไปบนชีตสิ่งที่ต้องทำในวันนี้ พร้อมกับจดสิ่งนั้นลงในชีตสิ่งที่ต้องทำในวันนี้ โดยแยกเป็นหัวข้อ “งานที่ไม่ได้วางแผน” และกลับไปลุยงานต่อครับ

ในหนึ่งโพโมโดโร เราอาจเจอสิ่งรบกวนได้หลายครั้ง ดังนั้นเราควรใช้เวลาน้อยที่สุดแค่ไม่กี่วินาทีในการจัดการกับมัน และต้องเขียนเครื่องหมายอะพอสทรอฟีทุกครั้ง จากตัวอย่างที่ผมขึ้นบนจอให้เพื่อน ๆ เห็นอาจดูตลก แต่หลายครั้งเรามักเผลอคิดถึงอะไรสนุก ๆ อย่าง อยากสั่งพิซซ่า อยากกินอาหารจีน อยากไปเลือกจักรยานที่ร้าน อยากไปคอนเสิร์ต อยากจัดลิ้นชักโต๊ะ หรืออยากเหลาดินสอ

พอจบโพโมโดโรหนึ่งแล้ว เราค่อยมาคิดว่าจะจัดการกับสิ่งรบกวนที่เกิดขึ้นยังไงดี บางอย่างอาจย้ายไปจดไว้ในคลังรายการกิจกรรมแทน และเขียนวันที่ที่จะทำกำกับไว้ เช่น ค่อยไปเลือกจักรยานที่ร้านในวันเสาร์นี้ บางอย่างอาจเอาไว้ทำช่วงพักยาว 15-30 นาทีได้ เช่น เสิร์ชหางานคอนเสิร์ตที่จะจัดขึ้นในอีก 1-2 เดือนข้างหน้า บางอย่างอาจลบทิ้งไปได้เลย เช่น เราจะอยากกินทั้งพิซซ่าและอาหารจีนพร้อมกันจริงหรือ คงต้องเลือกอย่างหนึ่ง แล้วลบอย่างหนึ่งทิ้งไป หรือบางอย่างอาจนำมาทำในโพโมโดโรถัดไปได้เลย ถ้าทำเสร็จแล้วให้ทำเครื่องหมายกากบาทไว้ด้านหลังงานที่เสร็จด้วย

ต่อไปมาพูดถึงสิ่งรบกวนภายนอกกันครับ คนที่ทำงานกับคนหมู่มากมักจะถูกรบกวนโดยเพื่อนร่วมงาน หรือเพื่อนที่นั่งอ่านหนังสืออยู่ด้วยกันเงียบ ๆ จู่ ๆ อาจเอ่ยชวนเราไปดูหนัง แม้เราจะจัดการกับสิ่งรบกวนภายในได้ แต่ก็มีความท้าทายอย่างสิ่งรบกวนภายนอกรอให้เราจัดการครับ

ความแตกต่างระหว่างสิ่งรบกวนภายในกับสิ่งรบกวนภายนอกคือ สิ่งรบกวนภายนอกเราต้องสื่อสารกับคนอื่น แต่วิธีจัดการกับสิ่งรบกวนทั้งสองอย่างนี้เหมือนกันเลยครับ โดยเมื่อมีสิ่งรบกวนจากภายนอก เช่น เพื่อนร่วมงานขอให้ทำรายงานสรุปการประชุม หรือมีสายด่วนโทรเข้ามา สิ่งที่เพื่อน ๆ ต้องทำมีอยู่ 2 ขั้นตอนครับ คือ

1. ทำให้สิ่งรบกวนเหล่านั้นเห็นได้ชัดเจน โดยทุกครั้งที่เกิดสิ่งรบกวนภายนอก ให้เขียนเครื่องหมายแดช (Dash: -) ลงในชีตสิ่งที่ต้องทำใันวันนี้

2. ตัดสินใจว่าจะทำอะไรกับสิ่งรบกวนนั้น ระหว่างจดมันเพิ่มลงไปในชีตสิ่งที่ต้องทำวันนี้ ใต้หัวข้องานที่ไม่ได้วางแผน หรือจดใส่ชีตคลังรายการกิจกรรม พร้อมเขียนเดดไลน์กำกับไว้

ทำชีตบันทึกข้อมูล

เมื่อสิ้นสุดวันก็ถึงเวลาทำชีตบันทึกข้อมูล โดยเราจะนำข้อมูลจากชีตสิ่งที่ต้องทำในวันนี้มาบันทึก เพื่อติดตามและสังเกตว่าแต่ละงานเราใช้ไปกี่โพโมโดโร ในหนึ่งวันเราทำได้ทั้งหมดกี่โพโมโดโร ในชีตบันทึกข้อมูลจะมีข้อมูล เช่น วันที่ ชื่องาน จำนวนโพโมโดโรที่ใช้ และหมายเหตุ โดยให้ทำชีตบันทึกข้อมูลอย่างน้อยวันละหนึ่งครั้งครับ

เมื่อเราใช้โพโมโดโรและทำชีตบันทึกข้อมูลไปได้สักระยะ เราจะเริ่มรู้พลังงานของตัวเองแล้วว่า งานประเภทไหนใช้เวลาทำกี่โพโมโดโร ครั้งต่อไปที่ได้งานในลักษณะคล้าย ๆ กันมา เราก็จะสามารถประเมินได้ว่างานนั้นจะเสร็จเมื่อไหร่ ทำให้วางแผนจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพนั่นเองครับ

จริง ๆ แล้วเทคนิคโพโมโดโรไม่ใช่เทคนิคใหม่อะไร และไม่ใช่เทคนิคที่ซับซ้อนเลย เพื่อน ๆ สามารถนำไปปรับใช้กับการเรียนและการทำงานของเพื่อน ๆ ได้ นอกจากนี้ในหนังสือเล่มนี้ยังแนะนำวิธีการทำเทคนิคโพโมโดโรไปปรับใช้กับทีมอีกด้วย เพื่อน ๆ คนไหนที่เป็นหัวหน้าทีม และกำลังต้องการปรับปรุงวิธีทำงานของทีมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถหาซื้อมาอ่านได้ครับกับหนังสือ The Pomodoro Technique เทคนิคเคลียร์งาน 25 นาทีจบ ช่วยให้ชีวิตดีขึ้นตลอดกาล เขียนโดยฟรานเเซสโก ชิริลโล ตีพิมพ์เป็นภาษาไทยโดยสำนักพิมพ์เชนจ์พลัส ราคา 195 บาท

สนใจหนังสือ The Pomodoro Technique เทคนิคการเคลียร์งาน 25 นาทีจบ
สามารถสั่งซื้อได้ที่ Shopee: https://s.shopee.co.th/8UwQXO35D6
ซื้อผ่านลิงค์เป็นการสนับสนุนช่องครับ