หลายคนรู้จัก บิล เกตส์ ในฐานะของการเป็นเศรษฐีใจบุญ ผู้ก่อตั้งบริษัท Microsoft และเป็นผู้คิดค้นคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล เขาคือตัวอย่างของคนที่ประสบความสำเร็จ เป็นบุคคลหนึ่งที่ใครหลายคนอยากเอาเป็นแบบอย่าง ทว่าการที่ บิล เกตส์ ประสบความสำเร็จอย่างทุกวันนี้ ไม่ได้มาจากเพียงแค่ความอัจฉริยะหรือโชคชะตาเท่านั้น แต่เขาเข้มงวดกับการใช้เวลาและไม่ชอบเสียเวลาไปกับเรื่องที่ไม่ช่วยให้เขาเข้าใกล้เป้าหมาย
ในไอติมอ่าน ep นี้จะมาพูดถึงเคล็ดลับ 10 ข้อที่ บิล เกตส์ ใช้ในการบริหารเวลา โดยเนื้อหาที่ผมหยิบมาเล่า แปลมาจากบทความออนไลน์ซึ่งเขียนโดย Rebeca Gurgel มาเริ่มที่ข้อแรกกันเลยครับ
1. ให้ความสำคัญกับเวลา
คุณไม่มีวันได้ยิน บิล เกตส์ พูดว่า “เอาไว้ค่อยทำทีหลัง” ครั้งหนึ่ง บิล เกตส์ เคยไปให้สัมภาษณ์พร้อมกับ วอร์เรน บัฟเฟต หลังจากสัมภาษณ์เสร็จ เขาก็ขับรถตรงดิ่งกลับบ้านในทันที เพราะ บิล เกตต์ มีความคิดว่าเวลาเป็นสิ่งเดียวที่หาซื้อเพิ่มเติมไม่ได้ แม้เขาเป็นถึงมหาเศรษฐี เขาสามารถซื้อได้ทุกอย่าง แต่ยกเว้นการซื้อเวลา เมื่อคิดอย่างนี้เขาจึงวางแผนการใช้เวลาในแต่ละวันอย่างละเอียดรอบคอบ ใช้แต่ละช่วงเวลาให้คุ้มค่ามากที่สุด
แล้วตัวคุณล่ะ? คุณเลือกจะทำอะไร ๆ ตามแต่สิ่งที่แว๊บเข้ามาในหัวหรือเปล่า หรือคุณมีการจัดตารางชีวิตว่าวันหนึ่งคุณจะทำอะไรให้เสร็จบ้าง คุณปล่อยสิ่งต่าง ๆ เอาไว้ก่อน แล้วค่อยทำทีหลัง หรือคุณใส่ใจเวลาที่คุณมีอยู่น้อยนิดบนโลกใบนี้?
บิล เกตส์ เป็นคนที่ประสบความสำเร็จอย่างสูงคนหนึ่งที่ใช้เวลาแต่ละวันของเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพ มาเอาอย่างเขากันครับ มาฝึกฝนตัวเองให้รู้จักการให้ความสำคัญกับเวลาที่วันหนึ่งก็จะหมดไป มาใช้เวลาที่คุณมีอยู่ในตอนนี้ให้มีประโยชน์มากขึ้นกัน
2. ใช้เวลาอย่างเต็มที่ชั่วโมงแล้วชั่วโมงเล่า
ผู้ก่อตั้งบริษัทไมโครซอฟต์ผู้มีชื่อเสียงคนนี้ถูกยกเป็นตัวอย่างในหนังสือ Outliers ซึ่งเขียนโดย มัลคอม กลัดเวลล์ ในหัวข้อบุคคลผู้ประสบความสำเร็จจะทำงานหนักถึง 10,000 ชั่วโมง ก่อนที่จะประสบความสำเร็จอย่างทุกวันนี้ ตามที่หนังสือเขียนไว้ บิล เกตส์ ใช้เวลานับไม่ถ้วนในการเขียนโปรแกรม และทำงานเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ ก่อนที่เขาจะประสบความสำเร็จ และ บิล เกตส์ พูดติดตลกว่าก่อนจะมาแต่งงานกับภรรยา เขาเคยแต่งงานกับคอมพิวเตอร์มาก่อนในช่วงเริ่มต้นอาชีพของเขา
คุณใช้เวลาที่ตัวเองมีอยู่ไปยังไงบ้าง? คุณใช้ไปกับการทำงานอย่างจริงจังเต็มที่ชั่วโมงแล้วชั่วโมงเล่าหรือเปล่า? หรือเวลาในแต่ละวันของคุณจมไปกับเรื่องไม่สำคัญที่คอยรบกวนอย่างการเล่นโซเชียลมีเดีย คุณสามารถตอบได้ไหมว่าคุณใช้เวลาไปกี่ชั่วโมงในการทำงานจริง ๆ ที่จะพาคุณไปสู่ความสำเร็จ ในหนังสือเล่มนี้ของกลัดเวลล์ บิล เกตส์ได้พูดว่า “นอกจากคุณจะอาศัยโชคดีด้วยประมาณหนึ่ง อีกอย่างที่สำคัญคือคุณต้องพยายามอย่างเต็มที่ด้วย” คุณได้พยายามใช้เวลาที่คุณมีอย่างเต็มที่แล้วหรือยัง เพื่อพาตัวเองไปพิชิตเป้าหมายที่ได้วางเอาไว้
3. จัดการเวลาอย่างมีโครงสร้าง
ในบทความจากหนังสือพิมพ์ The Telegraph ได้เขียนเอาไว้ว่า บิล เกตส์ จัดการย่อยรายการที่เขาต้องทำออกเป็นรายการย่อยเล็ก ๆ อีกทีหนึ่ง ขั้นตอนนี้อาจจะใช้เวลาทำเพียง 5 นาที แต่ช่วยประหยัดเวลาทั้งวันไปได้เยอะ สำหรับคนที่วันหนึ่งต้องพบปะกับบุคคลสำคัญมากมาย เรื่องนี้สอนให้เรารู้ว่าการจัดการเวลาต้องทำอย่างมีโครงสร้าง
หนึ่งในวิธีการจัดการเวลาที่เจ๋งอย่างหนึ่งเรียกว่า Timeboxing ที่มีแนวคิดว่าคุณต้องกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจนสำหรับแต่ละงานว่าจะใช้เวลาเท่าไหร่ในการสะสางให้เสร็จ เช่น จะใช้เวลา 20 นาที สำหรับการตอบกลับอีเมล 5 ฉบับ หรือจะใช้เวลา 1 ชม. สำหรับเขียนบทความให้เสร็จหนึ่งบท การนำ timeboxing มาใช้ ช่วยกันคุณออกจากสิ่งรบกวนที่อาจทำให้คุณเสียเวลาไปกับการทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งนานเกินไป และยังช่วยเพิ่ม productive แก่คุณขึ้นอีกหลายระดับ ถ้าเทคนิคนี้ได้ผลสำหรับ บิล เกตส์ แน่นอนว่าก็ต้องใช้ได้ผลสำหรับคุณด้วยเช่นกัน
4. อย่าเสียเวลาไปกับการเพิ่มเวลา
ลองฟังเรื่องนี้ดูครับว่าคุณคุ้น ๆ บ้างหรือเปล่า: มีใครคนหนึ่งที่ยุ่งหัววุ่นทั้งวัน แต่ก็ยังแอบแว๊บไปเล่นโซเชียลมีเดียได้ พอถึงตอน 5 โมงเย็นใครคนนั้นพบว่างานของตัวเองไม่เข้าใกล้กับคำว่าเสร็จเลย ใครคนนั้นจึงต้องทำงานล่วงเวลา หรือหอบเอางานกลับไปทำที่บ้าน เพื่อทดแทนเวลาที่เสียไประหว่างวัน เรื่องนี้ฟังดูคล้ายคุณหรือเปล่า?
คุณอาจประหลาดใจเมื่อได้ยินว่า บิล เกตส์ นั่งกินข้าวเย็นพร้อมหน้าพร้อมตากับครอบครัวของเขา และบางครั้งเขายังลงมือทำอาหารเองอีกด้วยหากได้อยู่ที่บ้าน เขาสามารถใช้เวลาไปกับคนในครอบครัวได้ เพราะเขาไม่ได้เสียเวลาแว๊บไปทำสิ่งที่ไม่เกิดประโยชน์ระหว่างชั่วโมงการทำงานในแต่ละวัน สิ่งรบกวนระหว่างวันอะไรบ้างที่คุณสามารถละทิ้งมันได้ เพื่อที่คุณจะได้มีเวลาอยู่สบาย ๆ ที่บ้าน ได้ใช้เวลากับครอบครัวอย่างเต็มที่
เทคนิคในการสร้าง work-life balance คือการใช้แต่ละช่วงเวลาให้เหมาะสม หากอยู่ที่ออฟฟิศ คุณต้องตั้งใจทำงาน หากอยู่ที่บ้าน คุณต้องพักผ่อนและทำตัวให้สบาย เวลาที่คุณสูญเสียไปกับสิ่งรบกวนระหว่างวัน เท่ากับว่าคุณสูญเสียเวลาที่คุณจะได้ใช้กับครอบครัวในตอนค่ำไปด้วย
5. นอนให้พอ
มีหลายบทความเคยนำเสนอว่าบรรดาบุคคลผู้ประสบความสำเร็จในชีวิตใช้เวลานอนหลับแต่ละคืนยาวนานแค่ไหน ส่วนใหญ่พวกเขาเหล่านี้จะนอนกันคืนละประมาณ 6-8 ชม. บิล เกตส์ ก็เป็นหนึ่งในนั้น เขาออกตัวว่าตัวเองเป็นคนที่หัวแล่นตอนกลางคืน จึงสามารถอยู่จนถึงดึกดื่นได้ ปกติแล้ว บิล เกตส์ จะเข้านอนตอนเที่ยงคืน และตื่นนอนตอน 7 โมงเช้า ดังนั้นเขาจึงได้นอนคืนละ 7 ชม.
อย่าละเลยเรื่องการนอนหลับ คุณจะ productive หรือไม่ขึ้นอยู่กับการนอนในแต่ละคืนของคุณ
6. ใช้ประโยชน์จากเวลาช่วงสั้น ๆ ระหว่างวัน
ไม่ว่าจะไปที่ไหน บิล เกตส์ มักพกหนังสือติดมือไปด้วย ช่วงเวลาสั้น ๆ ระหว่างวันเขาจะหยิบหนังสือขึ้นมาอ่าน พวกเราทุกคนล้วนมีเวลาว่างช่วงสั้น ๆ ระหว่างวันแบบนี้ ไม่ว่าจะเป็นระหว่างการนัดพบ ระหว่างนั่งรอนัดหมอ ระหว่างต่อคิวรออะไรสักอย่าง เราควรใช้ประโยชน์จากช่วงเวลาเหล่านี้ อาจจะเป็นการอ่านหนังสือสักบท โพสต์รูปโปรโมทกิจการของคุณบนอินสตราแกรม หรือดูคลิปแมวบนเฟซบุค
อย่าเข้าใจผิดว่าการดูคลิปแมวจะฉุด productivity ของคุณให้ต่ำลง การพักสมองไปดูอะไรน่ารัก ๆ หรือไม่มีสาระมากนัก ช่วยลดความเครียดได้ แต่ระวังการแว๊บไปเล่น Facebook หรือ Tik Tok จากที่ตั้งใจว่าจะแว๊บไปเล่นแค่ 1 นาที อาจลากยาวไปเป็น 10-20 นาทีได้ แบบนั้นจะเป็นการใช้เวลาไปโดยเปล่าประโยชน์
7. คิดเผื่อระยะยาว และลงทุนกับเวลา
บิล เกตส์ เคยพูดเอาไว้ว่า “เรามักคิดไม่ถึงว่าอนาคตอีก 2 ปีจะเปลี่ยนไปได้สักแค่ไหน และเรามักคิดไม่ถึงว่าอนาคตอีก 10 ปีจะเปลี่ยนไปมากสักแค่ไหน”
คุณเคยคิดดองงานเอาไว้ก่อนแล้วค่อยกลับมาจัดการทีหลังไหม พอถึงช่วงสุดท้ายของสัปดาห์กลับรู้สึกว่างานมันเยอะมาก จึงยอมแพ้แล้วไม่ยอมลงมือทำอะไรเลย หากคิดย้อนกลับไป ที่ผ่านมาถ้าลงมือทำอย่างค่อยเป็นค่อยไป คุณน่าจะทำเสร็จไปหลายงาน เชื่อว่าหลายคนคงเคยรู้สึกแบบนี้
ลองเรียนรู้จากประโยคข้างต้นของ บิล เกตส์ ค่อย ๆ ลงมือทำเพื่อไปสู่เป้าหมาย จงอย่าหยุด 10 ปีนับจากนี้คุณสามารถทำอะไรหลายอย่างให้สำเร็จได้ อย่าพยายามทำอะไรแล้วหวังว่าจะสำเร็จในไม่กี่เดือนหรือไม่กี่ปี จงค่อย ๆ ลงมือทำต่อไป การบริหารเวลาคือการคิดเผื่อระยะยาว จงลงทุนกับเวลาของคุณ
8. จัดลำดับความสำคัญ
บิล เกตส์ เคยบอกเอาไว้ว่าอีเมลที่ส่งมาถึงเขาจะถูกคัดกรองโดยทีมงาน ซึ่งจะเหลืออีเมลไปถึงเขาจริง ๆ ประมาณวันละ 100 ฉบับ โดยเขาจะเลือกตอบกลับเฉพาะอีเมลที่สำคัญจริง ๆ เท่านั้น สำหรับเรื่องการอ่านและตอบอีเมลก็ขึ้นอยู่กับคุณว่าจะจัดการยังไง คุณอยากให้คนอื่นมาทำให้เวลาคุณเสียไปไหม การอ่านและตอบกลับอีเมลเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลา ซึ่งมันทำให้คุณใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพน้อยลง
คุณจะละเลยไม่ตอบกลับอีเมลที่ส่งมาถึงเลยก็ไม่ได้ คุณเป็นคนเดียวที่สามารถตัดสินใจให้ตัวเองได้ว่าจะตอบกลับอีเมลฉบับไหน คุณต้องทำการจัดลำดับความสำคัญ อำนาจในการใช้เวลาให้เกิดประโยชน์เป็นของตัวคุณเอง ข้ออ้างที่ว่า “ฉันจัดลำดับความสำคัญไม่ได้ เพราะมีหลายเรื่องเข้ามาพร้อมกันมากเกินไป” คำพูดนี้ไม่มีวันหลุดออกมาจากปากของบรรดาคนที่ประสบความสำเร็จที่รู้ถึงความสำคัญของการจัดลำดับความสำคัญ
คุณเลือกที่จะไม่ใส่ใจอีเมลที่เนื้อหาไม่มีสาระได้ คุณปล่อยเรื่องที่ไม่สำคัญไว้ก่อนแล้วค่อยมาจัดการทีหลังได้ ย้ำอีกครั้งว่าคุณเลือกที่จะไม่ใส่ใจได้ อย่าให้ความสำคัญกับทุกสิ่งทุกอย่างที่เข้ามาหาคุณ อย่าตอบตกลงกับทุก ๆ คน จัดตารางเวลาของคุณและจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำ
9. เลือกทำทีละงาน
เทคนิคข้อนี้เป็นเทคนิคที่น่าสนใจมากที่สุด บิล เกตส์ จะกันเวลาจำนวน 2 สัปดาห์ในทุก ๆ ไตรมาสสำหรับทำงานเกี่ยวกับการออกแบบผลิตภัณฑ์ และเขายังแบ่งเวลาให้ทั้งสำหรับงานการกุศลและงานที่บริษัท Microsoft โดยงานทั้งสองอย่างนี้มีรายละเอียดแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง แต่ บิล เกตส์ ก็สามารถจัดการกับงานทั้งสองอย่างได้ โดยอาศัยการเลือกทำทีละอย่าง
หากคุณเป็นคนหนึ่งที่ต้องจัดการกับงานที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง เช่นต้องทำทั้งงานประจำและต้องดูแลครอบครัวไปด้วย คุณแบ่งเวลาไว้อย่างดีว่าภายในครึ่ง ชม. นี้จะโทรนัดหมอ และคุยกับครูประจำชั้นของลูก เสร็จแล้วใช้เวลา 2 ชม. โฟกัสกับงาน ๆ หนึ่ง พอครบ 2 ชม. ก็เปลี่ยนไปจัดการงานอื่นต่อ การพยายามจัดการกับงานหนึ่งแล้วหันไปทำอีกงาน แบบนี้จะทำให้คุณเหนื่อยเป็นอย่างมาก และความ productive จะถดถอย ดังนั้นคุณควรตัดสินใจเลยว่าจะทุ่มเทให้กับงานอะไรเพียงอย่างเดียวก่อน แล้วใช้เวลาทุ่มเทกับมันให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้
10. ใช้งานซอฟต์แวร์
การใช้ซอฟต์แวร์หรือแอพบนโทรศัพท์มือถือที่สามารถซิงก์ได้กับทุกอุปกรณ์ สามารถช่วยให้การบริหารเวลาของคุณมีประสิทธิภาพขึ้นอย่างมาก
บิล เกตส์ ใช้ Outlook Calendar และ SharePoint ในการจัดระเบียบไอเดีย, บทความ และโปรเจคภายในบริษัทของเขา เขาสามารถเข้าไปอ่านไอเดียของพนักงานได้สะดวกจากมือถือ และสามารถใช้คอมพิวเตอร์ในการค้นหาข้อมูลที่อยู่ในอีเมลหรือเอกสาร ผู้เขียนบอกว่าส่วนตัวเธอใช้ Evernote เพื่อจดไอเดียที่นึกออกได้ทันทีเพียงปลายนิ้ว ส่วนผมขอเสริมซอฟต์แวร์ที่ผมใช้งานอยู่ ปกติผมจดไอเดียต่าง ๆ ลง Google Keep ใช้งานสะดวกมากทั้งจากแอพในมือถือหรือเปิดบนหน้าเว็บในแล็ปท็อป
หากคุณไม่เคยใช้ซอฟต์แวร์ที่ช่วยบริหารเวลามาก่อน ลองใช้งานดูสักแอพครับ รับรองได้เลยว่าซอฟต์แวร์เหล่านี้จะช่วยให้ชีวิตคุณง่ายขึ้นมาก
ทั้งหมดนี้คือ 10 เทคนิคการบริหารเวลาสไตล์ บิล เกตส์ เราได้เรียนรู้จากเขาเรื่องความสม่ำเสมอและการจัดการเวลา การที่ บิล เกตส์ กลายเป็นมหาเศรษฐีและบุคคลผู้ประสบความสำเร็จระดับโลกได้ เป็นเพราะเขาคู่ควร เขาใช้เวลาได้อย่างมีประโยชน์ ทำงานอย่างมีเป้าหมาย ลองนำเทคนิคเหล่านี้ของเขาไปใช้ดู ไม่แน่ว่าวันหนึ่งคุณอาจเข้าใกล้ความสำเร็จแล้วก็เป็นได้
