เทคนิคพูดพร้อมใช้ สื่อสารกับใครก็แฮปปี้ เทคนิคพัฒนาความสัมพันธ์กับคนรอบข้างให้ดีขึ้นในพริบตา

การพูดเป็นวิธีการสื่อสารที่สำคัญซึ่งพวกเราใช้กันทุกวันในชีวิตประจำวัน รูปแบบคำพูดที่ใช้ก็ขึ้นอยู่กับว่าคนที่เราสื่อสารด้วยนั้นเป็นใคร การพูดกับหัวหน้า, เพื่อนร่วมงาน, ลูกค้า หรือเพื่อนฝูงมีวิธีสื่อสารที่แตกต่างกันไป หนังสือ “เทคนิคพูดพร้อมใช้ สื่อสารกับใครก็แฮปปี้” ซึ่งเขียนโดยคุณ Kumi Toda ผู้ที่เคยให้คำปรึกษาเรื่องทักษะการสื่อสารแก่ผู้คนมาแล้วกว่า 200,000 คน ได้รวบรวมเทคนิคการสื่อสารซึ่งครอบคลุมทั้งประเด็นในส่วนของการพูด, การฟัง, การตั้งคำถาม, การตัดบทเพื่อเข้าสู่ประเด็น, การพูดในที่ชุมชน และการสันทนาการนอกเวลางาน

ผู้เขียนกล่าวว่าการเพิ่มทักษะการสื่อสาร อาจเปลี่ยนชีวิตได้แบบหน้ามือเป็นหลังมือ ในไอติมอ่าน ep นี้ ผมสรุปเนื้อหาที่น่าสนใจจากในหนังสือเล่มนี้มาให้เพื่อน ๆ ได้ฟังกันครับ บางเทคนิคก็น่าสนใจ น่าลองนำไปปรับใช้ บางเทคนิคก็มีความเป็นคนญี่ปุ่นจ๋า ที่ไม่กล้าพูดตรง ๆ ต้องพูดอ้อม ๆ เพื่อรักษามารยาท ซึ่งคนไทยแก้ปัญหาได้ดีกว่า เรามาเริ่มกันเลยครับ

คนที่สื่อสารได้ตรงจุด มักจะพูดสิ่งที่ต้องการออกไปอย่างชัดเจนตั้งแต่แรก หลักสำคัญคือการตัดเนื้อความให้เหลือเฉพาะสิ่งที่ตั้งใจจะสื่อสาร ลองมาดูตัวอย่างการสื่อสารเพื่อให้ลูกน้องงดทำโอทีถึง 4 ทุ่มกันดู เริ่มจากตัวอย่างการสื่อสารที่ไม่ดีกันก่อนครับ

ดูเหมือนคุณมีงานยุ่งทุกวันเลย เห็นทำโอทีตลอด อย่าลืมรักษาสมดุลระหว่างงานกับชีวิตประจำวันด้วยนะ ถ้าอยากปรึกษาล่ะก็ ฉันยินดีเสมอเลย

ประโยคข้างต้นนี้ไม่ดีเพราะไม่ได้สื่อแก่นของเรื่องว่าอยากให้เธองดทำโอทีแล้วกลับบ้านให้ตรงเวลา ลองมาดูตัวอย่างประโยคที่สื่อสารเรื่องเดียวกันได้อย่างตรงจุดกันครับ

ดูเหมือนคุณงานยุ่งทุกวันและต้องทำโอทีตลอดเลย ขอบคุณมากที่ทุ่มเทเพื่องาน แต่ควรงดทำโอทีแล้วกลับบ้านตรงเวลาดีกว่านะ ถ้าถึงเวลาเลิกงานแล้ว แต่งานยังไม่เสร็จ เราค่อยมาปรับปริมาณงานกัน

ประโยคข้างต้นสื่อสารได้ตรงจุด และยิ่งส่งผลดีที่เสนอทางเลือกให้อีกฝ่ายด้วย

หากใช้คำถ่อมตัวจนเกินไป อาจถูกดูหมิ่นได้

บางคนคิดว่ายิ่งถ่อมตัวมากเท่าไหร่ ยิ่งดูเป็นคนสุภาพมากเท่านั้น โดยเฉพาะเวลาทำงาน ตัวอย่างเช่น เมื่อวานให้ใครสักคนช่วยงานบางอย่าง บางคนอาจพูดว่า

รู้สึกเกรงใจจริง ๆ ที่ต้องวานให้คุณช่วยงานนี้ ถ้าไม่สะดวกบอกได้นะครับ ขอโทษจริง ๆ ครับ

คุณเคยเอ่ยขอโทษซ้ำ ๆ ทั้งที่ไม่ได้ทำความผิดไหมครับ หากพูดประโยคข้างต้นบ่อย ๆ ผู้พูดอาจถูกมองว่าเป็นคนหัวอ่อนมากกว่าคนสุภาพก็ได้ครับ จึงควรใช้คำแสดงความถ่อมตัวอย่างระมัดระวัง ไม่ใช้ถ้อยคำที่ลดคุณค่าตัวเองลง และคนที่ชอบพูดขอโทษซ้ำ ๆ บ่อย ๆ ระวังคนอื่นจะรู้สึกกังขาว่า “หมอนี่รู้สึกผิดจริงหรือเปล่า?”

เมื่อขอร้องหรืออธิบายบางอย่าง ควรสื่อสารให้เป็นรูปธรรม ชนิดที่คนฟังแล้วตอบว่า “อ๋อ อย่างนี้นี่เอง”

X ตอบอีเมลเร็ว ๆ นะ
O ตอบอีเมลภายใน 24 ชม. นะ

X ควรทักทายให้ถูกต้องนะ
O เวลาทักทายควรสบตาและวางมือจากงานที่ทำอยู่

เทคนิคการจบประโยคอย่างหนักแน่น เพื่อไม่ได้คู่สนทนาโต้กลับได้

บางครั้งหากคุณไม่ปิดประโยคอย่างหนักแน่นและชัดเจน ตอนที่แสดงความเห็นหรือปฏิเสธคำขอร้อง คู่สนทนาอาจโต้กลับมาได้ ตัวอย่างประโยคเช่น

ขอโทษนะครับ รบกวนทำ… ให้หน่อยนะครับ

ถ้าคู่สนทนามีท่าทีจะตอบกลับด้วยคำปฏิเสธ ให้สำทับไปว่า “รบกวนด้วยนะครับ”

ตัวอย่างประโยคที่ใช้ในการปฏิเสธอย่างหนักแน่น เช่น

ขอโทษครับ ผมทำงานนี้ให้ไม่ได้จริง ๆ เพราะ… ขอบคุณมากครับที่เข้าใจ

เมื่ออยากโน้มน้าว เกลี้ยกล่อม หรือกระตุ้นให้อีกฝ่ายช่วยทำอะไรบางอย่าง ต้องบอกให้ผู้ฟังเข้าใจเหตุผลด้วยว่าทำไม ตัวอย่างคำสั่งที่ไม่ดี เช่น

เพราะว่าทางบริษัทกำหนดมาแล้วไง เสียงคนตำแหน่งสูง ๆ น่ะดังจะตาย

เพราะเป็นสิ่งที่คนในบริษัทต้องปฏิบัติตามไง

ประโยคเหล่านี้ให้ความรู้สึกบีบบังคับ ผู้ฟังไม่รู้สึกเต็มใจอยากทำตาม ตัวอย่างประโยคที่เข้าใจได้เพราะมีเหตุผลรองรับ เช่น

ก่อนกลับบ้านให้เก็บเอกสารใส่ลิ้นชักให้เรียบร้อย อย่าวางไว้บนโต๊ะ ตอนแม่บ้านมาทำความสะอาดจะได้ไม่เผลอหยิบไปทิ้ง เพราะในกรณีเลวร้าย เขาอาจทิ้งเอกสารสำคัญโดยไม่ได้ตั้งใจ อาจส่งผลกระทบต่อบริษัทได้เลยทีเดียว

พูดให้คนฟังรู้สึกว่า “ทำดีกว่า” แทนการบอกว่า “อย่าทำ”

บางคนรู้สึกห่อเหี่ยวเมื่อมีคนมาบอกว่าอย่าทำอย่างนั้น อย่าทำอย่างนี้ กรณีแย่สุดอาจต่อต้านเลยก็ได้ แต่หากเราให้คำแนะนำแทนว่า “ทำ… ดีกว่านะ” ผู้ฟังจะปฏิบัติตามได้ง่าย ตัวอย่างที่ไม่ดี เช่น

คุณต้องจำเนื้อหางานทั้งหมด ห้ามตกหล่นให้ได้ภายใน 1 เดือน

ประโยคนี้ฟังดูกดดัน คนฟังอาจกลัวการล้มเหลวหรือผิดพลาดได้ มาลองเปลี่ยนประโยคนี้ให้ฟังดูนุ่มนวลขึ้นกันครับ

ถ้าคุณจำเนื้อหางานทั้งหมดได้ภายใน 1 เดือนนี้ เดือนหน้าผมจะสอนงานขั้นต่อไปให้

จุดมุ่งหมายของทั้งสองประโยคนี้เหมือนกันคือต้องการให้ผู้ฟังจำเนื้อหางานให้ได้ภายใน 1 เดือน แต่ประโยคหลังผู้ฟังฟังแล้วเต็มใจปฏิบัติตามมากกว่า

คำพูดที่ทำให้คู่สนทนารู้สึกพิเศษ

เวลาขอร้องหรือขอความช่วยเหลือจากใคร แนะนำให้เสริมด้วยคำว่า “เพราะเป็นคุณ…” จะช่วยให้อีกฝ่ายรู้สึกพิเศษ ตัวอย่างเช่น

เพราะคุณ… ต้องทำได้แน่ ผมเลยมาขอร้อง

เพราะเป็นคุณ… ผมเลยมาขอความช่วยเหลือ

คำพูดนี้ได้ผลกับคนที่มี self-esteem สูง แต่ไม่ควรใช้กับคนเดิมซ้ำบ่อยเกินไป ถ้ามั่นใจว่าเวลานี้เหมาะสมที่จะพูดคำนี้แล้วก็ให้ลองพูดดูครับ

คำปฏิเสธที่ควรพูดแทนคำว่า “ทำไม่ได้”

บางคนคิดว่าหากปฏิเสธคนอื่นด้วยคำว่า “ทำไม่ได้” จะเป็นการสิ้นสุดความสัมพันธ์ ทั้งที่ความจริงแล้วการตอบปฏิเสธเป็นสิ่งที่เราสามารถทำได้ แต่เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือ เราควรปฏิเสธพร้อมเตรียมทางเลือกอื่นเอาไว้ด้วย ตัวอย่างเช่น

ผมทำอย่างที่คุณบอกไม่ได้ แต่พอจะให้ความเห็นได้

หรือตอนก่อนตอบตกลงข้อเสนอของอีกฝ่าย หากคุณมีสิ่งที่อยากเสนอ ให้ยื่นข้อเสนอแลกกับการตอบตกลง ตัวอย่างเช่น

ครั้งนี้เราตกลงกันที่จำนวนเงิน… บาทนะครับ แต่งานหน้าขอให้บริษัทผมทำนะครับ

การฟังเป็นอีกหนึ่งทักษะที่สำคัญในการสื่อสาร เพราะหากเอาแต่พูด ยึดครองบทสนทนาไว้ฝ่ายเดียวจะทำให้ผู้อื่นรู้สึกอึดอัด ซึ่งหากติดเป็นนิสัยแล้ว แม้จะพูดออกไปโดยไม่ได้คิดอะไร แต่พฤติกรรมนั้นอาจสร้างความรำคาญแก่คนรอบข้างได้อย่างมาก จนเป็นเหตุทำให้ผู้คนเริ่มถอยห่าง เพราะมองว่ายึดตัวเองเป็นศูนย์กลาง คนเราต่างชอบการมีคนคอยรับฟัง เมื่ออยากได้รับความเชื่อใจจากคนอื่นมากขึ้น เราควรย้อนมาพิจารณาตนเองว่าตอนไหนบ้างที่เราไปยึดบทสนทนาของคนอื่น

ยิ่งคนพูดลนลาน คนฟังยิ่งต้องฟังอย่างใจเย็น

บทสนทนาจะดำเนินไปในทิศทางไหนขึ้นอยู่กับผู้ฟังไม่ใช่ผู้พูด ยิ่งผู้พูดแสดงท่าทีร้อนรนมากเท่าไหร่ ผู้ฟังยิ่งต้องรับมือฟังด้วยความใจเย็น และแสดงทัศนคติที่เป็นกลาง ผู้ฟังที่ดูนิ่ง ดูมั่นคง ช่วยให้ผู้พูดรู้สึกสงบลงได้

หลักปฏิบัติขณะเป็นผู้ฟัง

• หากอีกฝ่ายดูร้อนรน ให้เขาหายใจเข้าลึก ๆ เป็นเวลา 3 วินาที แล้วผ่อนลมหายใจ
• เชิญให้เขานั่งลง
• เปลี่ยนไปคุยในที่ที่มีคนน้อย ไม่พลุกพล่าน
• เสิร์ฟเครื่องดื่มหรือชา
• หากอีกฝ่ายร้อนรนมาก อาจแตะหลังมือของอีกฝ่ายเบา ๆ
• ระหว่างฟังให้พยักหน้าช้า ๆ
• ไม่ถามหรือแสดงความเห็นจนกว่าอีกฝ่ายจะพูดจบ
• ไม่แสดงท่าทีคาดคั้น ควรถามอย่างใจเย็น
• ไม่กอดอกหรือแสดงท่าทีเคร่งขรึม
• ไม่จ้องอีกฝ่ายเขม็ง

คุณเคยเจอเหตุการณ์ที่ไม่รู้จะตอบกลับไปว่ายังไงไหมครับ อาจเป็นตอนที่มีคนมานินทาว่าร้ายให้ฟัง พูดจาล่วงล้ำความเป็นส่วนตัวคนอื่น โอ้อวดหรือบ่นปัญหาภายในครอบครัวให้ฟัง หากไม่รู้จะตอบไปว่ายังไงในสถานการณ์เช่นนี้ แนะนำให้พยักหน้าแทนการนิ่งเงียบ จะช่วยให้บรรยากาศไม่อึดอัด และอีกฝ่ายรู้สึกว่าคุณกำลังรับฟังอย่างตั้งใจ

ระหว่างการประชุม หลายคนคงเคยพบว่าเรื่องที่กำลังคุยอยู่ไหลออกนอกประเด็น จนเราสับสนว่ากำลังคุยเรื่องอะไรกันอยู่ หากในวงสนทนามีคนชอบพูดออกนอกประเด็น ควรมีใครสักคนดึงบทสนทนากลับเข้าเรื่องด้วยประโยคต่อไปนี้

จะว่าไปเมื่อกี้คุยค้างไว้ตรงไหนนะ...

เอาละ มาเข้าเรื่องกันดีกว่า

รับรู้อารมณ์ที่ซ่อนอยู่เบื้องหลังความโกรธ

ตัวอย่างเช่น ภรรยาโกรธที่สามีกลับบ้านดึกโดยที่ไม่ได้โทรบอกล่วงหน้า เบื้องหน้าคือความโกรธเพราะการไม่บอกกล่าว คนที่รออยู่ต้องเดือดร้อน เบื้องหลังความโกรธที่แท้จริงคือ "กลัวว่าสามีจะประสบอุบัติเหตุ"

บางครั้งคนที่กำลังโกรธอาจไม่ทันรู้ตัว ขณะที่บางครั้งถึงรู้ตัวก็ยังโมโหอยู่ดี หากเจอคนที่กำลังโกรธอาจถามว่า "ตอนนี้คุณรู้สึกยังไง" เขาจะได้บอกได้ว่าที่โกรธอยู่นั้นเพราะเป็นห่วง, เหงา หรือกำลังอึดอัดใจอยู่

วิธีตัดจบการสนทนากลางคัน

คุณเคยอยู่ในการประชุมหรือวงสนทนาที่ไม่มีท่าทีว่าจะสิ้นสุดไหมครับ ในสถานการณ์เช่นนี้ การจะตัดจบการสนทนาเป็นเรื่องยาก แนะนำให้พูดว่า "เนื่องจาก... วันนี้จึงขอจบไว้เพียงเท่านี้ ขอบคุณครับ" วิธีนี้เป็นการตัดจบบทสนทนาโดยไม่เสียมารยาท ตัวอย่างเช่น

เนื่องจากหลังจากนี้หลายคนมีธุระส่วนตัวต่อ วันนี้จึงขอจบไว้เพียงเท่านี้ ขอบคุณครับ

ท่าทีของผู้ฟังก็มีส่วนสำคัญที่ทำให้ผู้พูดรู้สึกว่าพูดด้วยง่ายหรือยาก การไม่ยอมสบตากับผู้พูด หรือฟังไปด้วยพร้อมกับทำอย่างอื่นไปด้วย จะทำให้ผู้พูดรู้สึกว่าสนทนากับเราได้ยาก

แค่มองและตั้งใจฟังเวลามีคนพูดด้วยก็ช่วยสานสายสัมพันธ์ให้แน่นแฟ้นขึ้นได้ ท่าทางสำคัญกว่าคำพูด เพียงให้ความสำคัญกับท่าทางของตนเอง คุณจะได้รับความไว้วางใจจากคู่สนทนามากขึ้น

การตั้งคำถามเป็นองค์ประกอบสำคัญอีกอย่างที่ทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น บางคนไม่รู้ด้วยซ้ำว่าตนเองจะถามเรื่องอะไร เพราะไม่ได้ตั้งใจฟังให้ดี และไม่ได้คิดตามไปด้วย

ขณะที่พูดคุยกัน หากคุณถามคำถามไปแล้วคู่สนทนาดูมีท่าทีลังเล การจะให้คู่สนทนาตอบได้ง่ายขึ้น ให้ลองยกตัวอย่างประกอบด้วย จะช่วยให้อีกฝ่ายนึกคำตอบได้ในทันที เช่น

เมื่อถามเรื่องอนาคต

หลังจากนี้อีก 3 ปี คุณอยากจะทำอะไร เช่น ทักษะที่อยากฝึกเพิ่มหรืออะไรก็ได้

เมื่อถามเรื่องสเปก

คุณชอบคนแบบไหนเหรอ ชอบคนทำอาหารเก่ง เล่นกีฬาเก่ง หรือมีอะไรที่ไม่ชอบไหม?

หากลองยกตัวอย่างคำตอบให้ด้วย การสนทนาจะราบรื่นขึ้นครับ

วิธีส่งไม้ต่อให้คนอื่นพูดบ้าง

ระหว่างการสนทนาเคยรู้สึกว่าตนเองพูดมากเกินไปบ้างไหมครับ ในกรณีนี้คุณสามารถส่งไม้ต่อโดยการพูดว่า "แล้วคุณ...ล่ะครับ" เพื่อแบ่งให้คนอื่นเป็นคนได้พูดบ้าง

หากกำลังคุยเกี่ยวกับเรื่องที่กังวลใจ ให้ถามว่า

แล้วคุณ...ล่ะครับเคยกังวลเหมือนกันไหม?

หากกำลังคุยเรื่องที่อยากทำในวันหยุด ให้ถามว่า

ปกติคุณ...ชอบทำอะไรในวันหยุดครับ?

หากเป็นไปได้ควรแบ่งบทสนทนาระหว่างคุณกับคนอื่นในอัตราส่วน 50:50

เมื่อมีคนมาขอคำปรึกษาปัญหาสำคัญที่อาจทำให้คุณร้อนรนเช่นกัน ขอให้คุณหายใจเข้าลึก ๆ ก่อนถามกลับว่า "เกิดอะไรขึ้น เล่าให้ฟังได้นะ" หากคุณมีเวลาควรรับฟังจนกว่าอีกฝ่ายจะพูดจบและใจเย็นลงก่อนแล้วค่อยถาม ห้ามเทศนา เพราะการสั่งสอนอาจทำให้อีกฝ่ายบอบช้ำหรือเสียใจได้ แต่สุดท้ายแล้วเรื่องเหล่านั้นเป็นชีวิตส่วนตัวของแต่ละคน เราจึงควรพูดให้อีกฝ่ายหาข้อสรุปได้ด้วยตัวเอง

วิธีตั้งคำถามกับคนพูดน้อย

บางครั้งคนรอบตัวคุณอาจเป็นคนพูดน้อย หรือไม่ค่อยเปิดบทสนทนาก่อน โดยเฉพาะตอนเจอกันครั้งแรก ในกรณีนี้แนะนำให้ถามอีกฝ่ายด้วยคำถามที่ตอบว่าใช่หรือไม่ เพื่อให้อีกฝ่ายตอบกลับได้ง่าย เช่น

ช่วงนี้งานยุ่งไหมครับ

เนกไทสีสวยจัง ชอบสีแดงเหรอครับ

การถามคำถามที่ตอบใช่หรือไม่ ทำให้อีกฝ่ายกล้าคุยด้วยมากขึ้น และช่วยขยายหัวข้อสนทนาออกไปได้กว้างขึ้น

วิธีรับมือกับน้ำตาของอีกฝ่าย

หากตักเตือนคู่สนทนาจนอีกฝ่ายน้ำตาไหล อย่าเพิ่งรีบปลอบ เพราะอาจทำให้อีกฝ่ายรู้สึกว่าแค่ร้องไห้ก็ได้รับการให้อภัย และส่งผลให้ยังทำแบบเดิมซ้ำอีก แต่หากแสดงท่าทีไม่พอใจหรือดุไปว่า "อย่าร้องสิ" ก็ยิ่งทำให้อีกฝ่ายร้องไห้หนักยิ่งขึ้น

ทางที่ดีควรให้เขาตระหนักว่าน้ำตาไม่ได้ช่วยอะไร โดยการพูดอย่างใจเย็นและชี้แจงเหตุผลให้อีกฝ่ายควบคุมสติอารมณ์ตัวเองได้ ด้วยประโยคตัวอย่างต่อไปนี้

ผมจะรอให้คุณหยุดร้องไห้ก่อน พร้อมแล้วบอกผมนะ

พอคุณร้องไห้แบบนี้ ผมก็พูดไม่ออกเหมือนกัน งั้นไว้เรามาคุยกันใหม่นะ

เพราะเรื่องนี้สำคัญมาก จึงอยากบอกหลังจากคุณหยุดร้องไห้แล้ว

วิธีตอบคำถามที่ไม่อยากตอบ

เมื่อถูกซักถามคำถามที่คุณไม่อยากตอบ เช่น เรื่องเงินเดือน แนะนำให้ตอบคำถามนั้นด้วยคำถาม เช่น

เรื่องเงินเดือนของผมเหรอครับ คุณ...อยากรู้เหรอ แล้วเงินเดือนของคุณล่ะครับ

ถ้าอีกฝ่ายตอบกลับมาอย่างมั่นใจ แนะนำให้ตอบกลับอย่างเรียบง่ายไปว่า

ก็ได้พอ ๆ กับคุณนั่นแหละครับ

ได้ไม่เท่าคุณหรอกครับ

หรือหากถูกถามเรื่องในอดีตที่ไม่อยากพูดถึง ให้ตอบไปว่า

ไม่ค่อยอยากนึกถึงอดีตเท่าไหร่ครับ

พอดีมักจะคิดถึงเฉพาะเรื่องอนาคตน่ะครับ

เพียงตอบกลับคำถามด้วยคำถามแบบข้างต้น คุณก็จะไม่ถูกถามซอกแซกอีก

วิธีตอบรับคำชม

หลายคนเมื่อได้รับคำชมมักจะตอบอย่างถ่อมตัวว่า "ไม่ขนาดนั้นหรอกครับ" "บังเอิญน่ะครับ" การตอบแบบนี้อาจทำให้คนที่ชมเราเสียหน้าหรือรู้สึกลำบากใจได้ เหมือนสิ่งที่เขาเอ่ยชมออกมาไม่เป็นความจริง จนคนชมอาจคิดในใจว่า "ไม่น่าชมเลย"

เราควรเรียนรู้คำขอบคุณอย่างจริงใจไว้ใช้ตอนเวลาได้รับคำชม เพื่อให้ตอบรับได้อย่างชำนาญและมีมารยาทต่อผู้อื่น ตัวอย่างคำขอบคุณเมื่อได้รับคำชม เช่น

ขอบคุณครับ ดีใจที่ได้ยินอย่างนี้

ขอบคุณสำหรับคำชมครับ

เขินนิดหน่อยเพราะไม่ค่อยได้รับคำชมเท่าไหร่ ขอบคุณครับ

หรือหากอยากพูดให้เกียรติคนรอบข้าง สามารถพูดได้ว่า

ขอบคุณครับ เรื่องนี้ต้องขอบคุณทุกคนด้วยเช่นกัน

หากบอกว่า "โอเค/ไม่เป็นไร" ต้องแนบเหตุผลด้วย

เมื่อมีคนมาถามความคืบหน้าของงานที่ทำอยู่ว่าผลเป็นยังไงบ้าง เป็นไปตามกำหนดการไหม หากคุณตอบเพียงแค่ว่า "โอเคเลย ไม่มีปัญหา" ผู้ฟังบางคนอาจรู้สึกกังวลเพราะไม่ทราบที่มาที่ไปว่าทำไมงานถึงโอเค ควรแจกแจงข้อมูลที่น่าเชื่อถือ หรือความคืบหน้าปัจจุบันแนบไปด้วย เช่น

ตอนนี้งานเสร็จไปประมาณ 80% แล้ว ทันกำหนดในอีกสองวันแน่นอนครับ

ตอนนี้รอแค่ข้อมูลของอีกสาขาหนึ่งเท่านั้น งานจะเสร็จเรียบร้อยภายในวันนี้แน่นอนครับ

อย่าแปะป้ายลดคุณค่าให้เรื่องที่จะพูด

เมื่อต้องพูดต่อหน้าคนหมู่มาก โดยเฉพาะตอนที่ไม่มั่นใจ บางคนอาจเผลอพูดว่า "เรื่องของผมอาจไม่สำคัญเท่าไหร่ แต่ช่วยฟังหน่อยครับ" หากคุณพูดลดทอนคุณค่าคำพูดตัวเองด้วยประโยคข้างต้น แม้เนื้อหาที่คุณพูดหลังจากนั้นจะดีแค่ไหน ความประทับใจของผู้ฟังก็จะลดลง และเป็นการเสียมารยาทต่อผู้ฟังด้วย

หากคุณได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่พูดแล้ว จงพูดอย่างฉะฉาน หนักแน่น และปราศจากคำแก้ตัว อย่าพูดว่า

อาจฟังดูเป็นเรื่องน่าเบื่อสักหน่อย

ต้องขอโทษจริง ๆ หากเรื่องที่เล่าไม่ค่อยเป็นเรื่องเป็นราวนัก

เรื่องที่จะเล่าต่อไปนี้อาจไม่มีสาระมากนัก

คุณควรพูดด้วยประโยคเหล่านี้แทน

เนื่องในโอกาสอันดี ผมหวังว่าเรื่องนี้จะเป็นประโยชน์ต่อทุกคน

สารภาพว่าตอนนี้ผมตื่นเต้นมาก แต่จะพยายามถ่ายทอดให้ดีที่สุดครับ

ตอนนำเสนองานต้องพูดภาพรวมก่อนเสมอ

สิ่งที่ควรปฏิบัติเมื่อนำเสนองานคือการกล่าวถึงภาพรวมคร่าว ๆ ตั้งแต่ตอนเริ่มต้น โดยการแจกแจงลำดับหัวข้อที่จะพูด เพื่อช่วยให้ผู้ฟังรู้ลำดับเนื้อหา ตัวอย่างเช่น

วันนี้ผมจะพูดเรื่องการรับมือกับความไม่พึงพอใจ ก่อนอื่นขอแจกแจงลำดับหัวข้อให้ทุกท่านทราบก่อน ลำดับแรกผมจะพูดถึงวิธีคิดเพื่อรับมือกับความไม่พอใจ ลำดับที่สองคือขั้นตอนการรับมือ ลำดับที่สามคือจิตวิทยาที่แสดงความไม่พอใจ ลำดับที่สี่เป็นการยกกรณีตัวอย่าง และลำดับสุดท้ายคือวิธีป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ

หากแจกเอกสารหรือมีสไลด์ให้ดูลำดับการนำเสนอภายใน 1 หน้าให้ผู้ฟังดูด้วย ก็จะยิ่งเสริมให้ผู้ฟังเห็นภาพและเข้าใจเนื้อหาโดยสรุปมากขึ้น ลองนำวิธีนี้ไปใช้ดูกันนะครับ

ปิดท้ายการนำเสนอด้วยสาระสำคัญที่อยากบอก

ตอนจบการอภิปรายหรือการนำเสนอ คุณอาจทิ้งท้ายด้วยประเด็นสำคัญหรือใจความสำคัญให้ผู้ฟังจำได้ด้วยคำพูดที่กระชับ วิธีนี้คุณจำเป็นต้องคิดคำเตรียมไว้ล่วงหน้า จากเดิมที่คุณเคยพูดว่า

เห็นสมควรแก่เวลาแล้ว ผมจึงขอจบการนำเสนอเพียงเท่านี้

มาเป็นประโยคที่ปิดท้ายด้วยสาระสำคัญแบบตัวอย่างเหล่านี้

สิ่งที่อยากเน้นย้ำในวันนี้คือ คนที่ต้องรับผิดชอบการกระทำของตัวเราก็คือตัวเราเอง

จากที่พูดมา สรุปได้ว่าการมองเห็นภาพรวมของงานที่ทำอยู่ จะนำไปสู่ productive ที่สูงขึ้น

หลังจากพูดปิดจบ ให้แสดงความเคารพหรือขอบคุณช้า ๆ อย่าพูดไปพร้อมกับแสดงความเคารพไปด้วย เพราะจะดูวุ่นวาย ควรแยกทำเป็นขั้นตอน เพียงเท่านี้การพูดในที่สาธารณะของคุณก็จะจบลงอย่างสวยงาม

วิธีพูดกับคนที่กำลังท้อแท้

สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อคู่สนทนารู้สึกหดหู่หรือหมดกำลังใจ คือการให้กำลังใจที่ไม่จำเป็น สาเหตุของความรู้สึกท้อแท้หรือหมดกำลังใจมีได้หลายสาเหตุ ถ้าเรายังไม่เข้าใจสถานการณ์ ควรแสดงท่าทีว่าพร้อมรับฟัง โดยไม่ก้าวก่ายมากเกินไป

ตัวอย่างคำที่ไม่ควรพูด เช่น

สู้ ๆ นะ เป็นกำลังใจให้

เป็นอะไรไป ร่าเริงหน่อยสิ

ควรเปลี่ยนมาพูดประโยคทำนองว่า

เกิดอะไรขึ้นหรือเปล่า ดูแปลก ๆ ไปนะ ถ้าเล่าออกมาแล้วช่วยให้รู้สึกสบายใจขึ้น ผมยินดีรับฟังนะ

ขณะเดียวกันหากคุณเป็นฝ่ายที่ได้เล่าระบายความในใจให้ใครสักคนฟัง ควรกล่าวขอบคุณอีกฝ่ายทุกครั้ง หรือกรณีที่ไปขอคำปรึกษาเรื่องสำคัญ ก็ควรพูดขอบคุณด้วยทุกครั้ง โดยใช้คำพูดว่า

ดีจังที่ได้คุยกับคุณ...

ขอบคุณคุณ... มากจริง ๆ

ขอบคุณสำหรับที่ผ่านมานะ

นอกจากนี้ในหนังสือเล่มนี้ยังแนะนำประโยคสำเร็จรูปสำหรับรับมือกับสถานการณ์ต่าง ๆ ไว้มากมาย ครอบคลุมทั้งเรื่องงาน, เรื่องส่วนตัว, เรื่องเงิน ๆ ทอง ๆ โดยมีมากถึง 343 ประโยคพร้อมใช้ ใครที่รู้สึกว่าตัวเองเป็นคนที่พูดไม่เก่ง ไม่มั่นใจในทักษะการสื่อสารของตัวเอง เทคนิคในหนังสือเล่มนี้ช่วยคุณได้อย่างแน่นอน ใครสนใจสามารถหามาอ่านได้กับหนังสือ "เทคนิคพูดพร้อมใช้ สื่อสารกับใครก็แฮปปี้" จัดพิมพ์โดยสำนักพิมพ์นานมีบุ๊กส์ ราคา 245 บาท